自主开发OA无纸化协同办公系统简介

OA无纸化协同办公系统简介　　 1．运行环境：windows NT，unix,linux,等各种系统 2．开发技术：j2ee struts2 freemark hibernate/jdbc mysql5.0/sqlserver2000/oracle 3．项目描述：采用先进J2EE技术开发该系统，拥有工作流程，公文管理，信息管理，论坛管理，考勤管理，内部邮件，人事管理．个人办公，综合办公等功能。 完善的权限管理，完善的工作流平台，采用目前最为先进的J2EE技术研发而成，系统安全性高，稳定强，可扩展性好，满足政府，企业对内部办公自动化管理的需求。 总体功能： 1.公文处理 公文处理至少包含以下4项基本功能： （1）收文管理 实现单位内部的收文管理，包含文件签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、会办、归档等整个流程，工作流程及权限可以灵活控制和修改，并自动进行流程跟踪，实现及时催办、查办。 （2）发文管理 实现单位内部的发文管理，包含拟稿、核稿、会签、审核、签发、传签、登记、用印、分发、归档等整个流程，工作流程及权限可以灵活控制和修改，并自动进行流程跟踪、催办、查办。 （3）请示汇报管理 实现单位内部的请示汇报管理，包括拟稿、核稿、会签、审核、批办、传签、登记、承办、归档等整个流程，工作流程及权限可以灵活控制和修改，并自动进行流程跟踪，实现及时催办、查办。 （4）公文交换　实现省水利厅机关与厅直各单位、各市水利（水务）局之间的公文交换，实现发文、交换与收文之间的无缝衔接，支持分发模板，支持公文签收与拒收。 公文处理技术需求： （1） 收发文及处理撰制签：系统应可以使用多种公文处理签、撰制签及请示汇报签，并可以实现以上处理签按本单位固定格式制作，同一处理签可以定义多个流程并且控制流程权限让不同的用户使用不同的流程。 （2）痕迹保留、签章签名：正文和附件均支持在线编辑，修改痕迹可以保留;支持电子签章和手写签名功能。 （3）附件添加：具有可以添加多个附件功能并且附件大小不受限制，被授权修改的附件内容编辑时也应具有修改痕迹保留功能，并支持多种文件格式，如DOC、XLS、PDF、TIFF、GIF、BMP、JPG、TXT 等。 （4）文档模板：应提供自定义标签字段和公文模版的功能，满足各种发文格式的需要。管理员可以自己设计自己单位的各类红头文件格式，在发文流转中，指定用户可以直接调用现成的正文套用模板，并且将文号等信息自动加载到正文，支持对公文和撰制签的打印与套打。 （5）办理查阅：系统应对收发文的办理情况提供丰富的查询功能，可以根据标题、文号、时间、类别、拟文单位、办理状态等多个关键字查询收发文的办理情况。对流程已经结束的收发文及请示汇报签等提供纯文本下载功能。 （6）提醒跟踪：系统在收发文的办理过程中提供短信、即时通讯等多种手段提醒下一办理人，并可以通过短信方式提醒所有收文用户并能够跟踪用户的收文情况。 （7）催办跳转：对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以用发送催办通知、跳转操作等功能，实现对于办理流程的跟踪检查、特殊流转的要求，提高公文流转办理的工作效率。 2.信息管理 对各类文档数据进行统一管理，形成各单位的信息资源库，通过严谨周密的权限控制实现文档信息的有限共享。各处室和直属单位能够利用信息管理功能建立本部门主页,发布本部门的信息,让各级领导通过各部门主页及时了解各部门单位的工作情况。 信息管理功能包括信息的分类、采编、上报、审核、发布、维护、浏览，电子刊物的制作、送审及发布，管理统计、检索等功能，对重要栏目信息可进行归档。 （1）信息发布：具有发布权限的用户可在相应的信息栏目下发布信息，发布信息时可以选择模板快速生成文档，发布人可选择信息的查看人范围，可上传附件、图片，可以通过FTP协议上传大附件，可以链接方式发布信息。 （2）信息维护：通过信息维护可以将各种信息进行多级分类，可授予各分类信息下的发布及审核权限，可管理信息栏目和信息条目的顺序，对发布时需审核的信息类可设置审核流程。 （3）信息浏览：信息列表要求显示信息的主题、该信息所属的栏目、该信息发布的时间及点击次数；自动记录信息访问情况，对于重要信息可控制是否允许打印。 （4）信息查询：可以通过搜索栏对信息进行灵活的搜索。系统可以按发布时间、标题、关键字、类别、发布人进行搜索。 （5）信息统计：系统能提供按部门、按人员的统计功能，可以统计当月的信息发布情况及累计发布量。 （6）信息安全：系统对每个栏目设置发布权及查看权，仅有权限的用户可进行相应的操作。 3.档案管理 支持文档一体化，具有文件归档、档案分类、案卷管理、文件管理、检索调阅等功能。 4.工作流程 提供灵活的工作流程平台，可以快速按需求建立工作流程的应用，实现工作流程流转之后的效率分析及数据分析，具体功能如下： （1）工作流引擎具有灵活的活动关系设置，可以实现各种复杂流程的设计。 （2）流程定制采用可视化流程设置，方便简捷，对流程的流转过程一目了然，能够实现串签、并签、条件分支、人工分支、循环等功能。 （3）可以通过图形化的方式查询流程的进展情况，随时了解流程动态。 （4）系统支持按固定的催办期限，办理人也可设置催办期限，支持短信提醒与即时通信的消息提醒两种方式提醒下一办理人。 （5）流程办理人可以退回流程、撤办流程，转交给其他人员代理。 （6）灵活的表单定义工具，可以定义各类流程表单，可从Word/Excel中定义工作流程所需表单样式并通过设置表单内容与自定义的数据库结合，实现强大的表单定义能力，自定义数据库不仅定义表单元素，还可以定义这些元素的在界面的表现形式及可以关联数据库。 （7）流程审批可灵活选择手写和键盘两种方式批写意见，可以在线编辑Word、Excel等多种形式的文档，支持痕迹保留，电子印章等功能。 （8）流程表单上的任何内容可以根据流程各环节的办理人员情况进行灵活的读写控制，可以控制每个环节的读哪些表单内容，写哪些表单内容。 （9）流程审批结束后所有信息可归档到档案管理保存。 （10）系统记录流程流入每个活动的时间及流出时间，记录该环节的预设期限，以图形化的方式显示各环节的效率对比，并能够按流程统计各种流程的平均各环节办理效率。 （11）提供丰富的扩展接口，向我单位开放接口调用的方法，其它业务管理系统可以灵活调用工作流引擎，实现各功能模块的业务协同。 5.内部沟通交流 包括内部邮件、短信、论坛、即时通讯等方式。 1.内部邮件：对系统用户提供内部邮件功能，具备邮件到达提醒功能。 2.内部论坛：提供工作人员之间相互沟通和协作的畅通渠道，系统管理员可为不同的用户开设讨论区。 （3） 手机短信：公文处理、工作流程、会议管理、事务管理等模块均可调用短信服务，通过移动公司短信平台将信息发送到相关人员的手机。短信需具备灵活的管理功能，能够管理短信的使用人范围，短信功能的应用模块，能够统计短信的发送条数。 （4） 即时通讯：系统内置或集成第三方内部即时通讯工具，搭建畅通的信息沟通交流平台。实现单点登录，组织架构、用户数据同步，在线感知，消息提醒。办公系统的待批代办文件和事项可通过即时通讯工具来提醒，可以快速查询历史沟通记录。第三方内部即时通讯工具推荐使用Tencent RTX 最新版。 1.行政资源（综合事务）管理 包括会议管理、资产管理、车辆管理等功能。 （1）会议管理：议题申请、采集、管理，会议申请、审核，会场申请、管理、会场查询。 （2）资产管理：对办公用固定资产进行统一管理。包含库存管理、使用管理等。 （3）车辆管理：包括车辆申请、车辆审批、车辆管理等功能。可对所有车辆的基本信息进行查阅与管理，如查看各车辆的状态、申请用车、用车审批及发车管理等功能，实现派车单打印、费用统计功能。 （4）财务管理：包括差旅费报销、零星支出报销。 （5）请假与出差管理：请假与出差批准、请假与出差查询、考勤统计。 （6）接待管理： 日常公务用餐申请、审批、查询、统计。 2.个人办公 在协同办公系统中为每个用户提供方便、快捷的应用工具，常用的应包括个人设置、个人工具、日程安排、任务安排、工作汇报、个人通讯录等部分。 （1）个人设置：设置个人的信息、登陆密码；设置自己的工作代理人（当个人外出时可授权哪些用户可以协助自己办理文件） （2）个人工具：个人日记、万年历、常用网址、个人笔记本、网络存储等。 （3）日程安排：日程用来安排日常的工作计划及事程，可以安排个人以及部门的日程，如领导一周日程安排。 （4）工作汇报：工作计划是对个人以及部门的下阶段的工作做计划，用户可以定期向有关部门及领导进工作汇报。领导可以查阅下属的工作计划并进行批示和转发。 （5）任务中心：对各种工作任务进行分解、分发、汇报及考核，便于领导集中管理各种工作任务及进行进度控制，实现对任务进展情况进行及时有效的沟通。实现对重要任务的在线监控，便于工作人员管理跟自己相关的所有任务。 （6）通讯录管理：个人名片簿管理功能。 3.自定义功能 为满足需求变动或个性化要求，系统要求具备强大的自定性及扩展性，要实现首页自定义、表单自定义、流程自定义、角色自定义、权限自定义、组织机构自定义等功能。 （1）首页自定义　可以根据需要灵活设计首页，可根据和部门、单位关注的信息类别不同，定义不同的信息栏目在首页。管理员可以根据不同的人关注的内容不一样为不同用户定义不同的内容并且可以定义显示的条数。 （2）表单自定义　满足现有系统办公中的各种文件表单格式要求，同时能够满足各部门未来工作流程中的各种表单要求，表单自定义结合数据库自定义实现表单内容的自定义，及表单显示效果的自定义。 （3）流程自定义　满足上下级单位之间、部门内部之间的各种流程定义，可设定各个流程的使用范围，对复杂的流程可根据字段判断流程走向。当部门及人员调整时能够灵活控制流程步骤增减。流程的信息能随时查询，流程信息的显示能提供图型化的显示方式。流程发起人员能够监控流程的进行，并对流程作继续，取消、短信提醒等操作。系统需提供图形化工作流设置工具。 （4）模块自定义　结合数据库的自定义功能，预编写好列表、新增、修改、查询等多种模板文件， 通过菜单自定义启动一个数据库的列表页及新增页及与流程的绑定等实现基础管理模块的自定义能力。 （5）角色定义　系统能够根据工作需要灵活定义各种工作角色。 （6）权限管理　系统能够对定义的角色进行赋权，对不同部门岗位的人赋予不同的权限。 （7）组织机构定义　系统能够灵活设置组织机构。 4.系统安全要求 （1）有限授权　用户只能进行与当前角色相应的操作和访问权限范围内的数据。对于没有授权的操作和数据，用户无法执行和访问。 （2）功能分级控制　对管理工作，系统管理员负责所管理办公系统的整体系统管理工作；其他系统功能的管理则由相应的各级管理员负责，实现管理工作的分级管理控制。 （3）IP安全控制　系统能够设置一定IP地址段范围内的机器访问系统，对不在IP地址范围内的无法登陆系统。 （4）系统日志　系统提供日志记录的功能，记录系统的管理中任何的设置动作，记录系统重要模块数据的删除记录。 5.技术特点 （1）服务器端软件可跨Windows、UNIX类操作系统运行。 （2）采用B/S结构，用户只需通过WEB浏览器即可使用本系统； （3）系统采用J2EE体系架构，应充分考虑到系统今后纵向和横向的平滑扩张能力； （4）支持ORACLE等大型的主流数据库，本期要求采用ORACLE数据库管理系统作为数据库支撑平台; （5）支持Websphere/Weblogic等主流JSP平台。 （6）整合多应用系统的用户认证，提供集中统一的用户身份认证，实现单点登录、多系统自由访问，而无需重新输入用户名、密码，减少用户需要记忆多个帐户和口令的不便。可以将防汛抗旱、档案管理等应用系统或门户网站的领导信箱、投诉建议等模块整合到协同办公系统，进行信息共享。 （7）单套系统支持1000个以上并发用户的性能要求，可实现分布式部署，并能通过扩展服务器实现负载均衡达到无限用户数的性能要求； （8）采用XML作为系统接口（与外网网站，公文交换系统、档案管理软件、其它单位协同办公系统等其它有关应用系统的接口）的数据交换标准，利于信息资源整合与交换。